Parliamoci chiaro: cos’è la comunicazione assertiva e perché serve sul lavoro

Nel mondo del lavoro, saper comunicare è fondamentale. Questo assunto è valido per la maggior parte delle professioni, e non è un caso che chi si occupa di risorse umane valuti questa capacità come una delle skills fondamentali di un potenziale candidato. La comunicazione è ovunque, nei dialoghi faccia a faccia, nelle telefonate, nelle mail, nei messaggi di una chat, nei vocali, e persino nei silenzi. Eppure la si dà troppo spesso per scontata, convinti che per comunicare basti ‘parlare’ (o scrivere). In verità, saper dire ciò che si pensa con chiarezza, rispetto e senza creare tensioni è tutta un’altra storia: è qui che entra in gioco la comunicazione assertiva, ovvero quel modo di esprimersi che permette di farsi ascoltare senza prevaricare, di dire “no” senza sentirsi in colpa e di affrontare un conflitto senza litigare. È una soft skill essenziale che alcune persone posseggono in maniera innata, ma che tutti possono apprendere o migliorare. 

Come saper comunicare in modo assertivo ci aiuta nelle relazioni

Essere assertivi è una competenza comunicativa fondamentale. Può aiutare a esprimersi in modo efficace e a difendere il proprio punto di vista rispettando i diritti e le opinioni degli altri. Inoltre, osservazioni psicologiche riportate dalla Mayo Clinic dimostrano che essere assertivi può anche rafforzare l’autostima e far guadagnare il rispetto degli altri, elementi utilissimi nella gestione dello stress da lavoro e importanti per evitare di sovraccaricarsi perché si fa fatica a dire di “no” e a difendere i propri diritti. “Poiché l’assertività si basa sul rispetto reciproco, è uno stile di comunicazione efficace e diplomatico”, spiega l’organizzazione americana. 

Cosa significa essere assertivi

“Essere assertivi dimostra che hai rispetto per te stesso, perché sei disposto a difendere i tuoi interessi ed esprimere i tuoi pensieri e sentimenti. Mostra anche che sei consapevole dei diritti degli altri e disposto a lavorare per risolvere i conflitti. Ovviamente, non conta solo cosa dici - il messaggio - ma anche come lo dici”.

Con le dovute sfumature, possiamo identificare tre modalità di comunicare. C’è chi adotta la comunicazione passiva, propria di chi tende a evitare il conflitto, a non esprimere i propri bisogni e a mettere quelli degli altri al di sopra dei propri. Il problema principale di questa modalità di comunicare è che genera frustrazione, porta ad un accumulo di problemi (che certamente non spariscono quando vengono evitati) e spesso inibisce la crescita personale. All’estremo opposto, troviamo la comunicazione aggressiva, che di certo afferma il proprio pensiero ma lo fa ignorando i bisogni altrui, intimidendo, e spesso mancando di rispetto. Questo atteggiamento spesso provoca relazioni tese e un ambiente di lavoro ostile.

Infine, esiste l’approccio assertivo, che potremmo indentificare come quello che sta nel mezzo: permette infatti di esprimere i propri bisogni ma lo fa in modo oggettivo, senza caricare la comunicazione di emozioni o giudizi di valore, mantenendo al contempo la curiosità, il rispetto e l’interesse verso i bisogni dell’altra persona. Questo tipo di comunicazione permette di risolvere problemi (personali o prettamente professionali) in un clima di collaborazione, e incoraggia il miglioramento reciproco. 

Perché è importante

Nel contesto lavorativo essere assertivi significa comunicare efficacemente con colleghi e superiori, facendosi capire chiaramente, ma anche difendere le proprie idee senza risultare arroganti. Significa inoltre saper dire “no” in modo professionale, nonché gestire i conflitti in modo costruttivo.

Secondo un report di LinkedIn Learning 2024, l’assertività è una delle prime 10 soft skill più richieste dai datori di lavoro, poiché è collegata a migliore leadership e collaborazione nei team, a riduzione del burnout (le persone assertive pongono limiti sani), ad un aumento della produttività e del benessere lavorativo. Secondo Harvard Business Review il 79% dei manager considera l’assertività un segno di leadership positiva; inoltre, i dipendenti assertivi hanno il 58% in più di probabilità di ottenere promozioni entro 2 anni rispetto a chi ha uno stile comunicativo passivo. 

Se tendiamo ad evitare il confronto per paura del conflitto lasciamo intendere che il nostro pensiero non conti tanto quello di altre persone. “Se siamo troppo passivi, permettiamo agli altri di ignorare i nostri bisogni”, scrive Mayo Clinic. Questo può inoltre causare risentimento, rabbia, sensazione di essere sempre la vittima della situazione, desiderio di vendetta o addirittura dubbi sulla propria capacità di giudizio. Tuttavia, comunicare in modo aggressivo (o passivo-aggressivo, ovvero esprimendo rabbia o risentimento ma in modo indiretto) invece può far passare il messaggio, ma ad un costo: “L’aggressività indebolisce il rispetto reciproco. Gli altri potrebbero nutrire del risentimento, e potrebbero finire per evitarti o essere oppositivi”.

Esempi di comunicazione efficace

Ma come si manifesta l’assertività in un contesto aziendale? Immaginiamo una situazione in cui un collega tende spesso ad interromperci mentre parliamo. Una reazione passiva consiste nel tacere e basta. Una reazione aggressiva si può enunciare con un moto di rabbia (“Basta, lasciami parlare!”). Mentre una comunicazione assertiva potrebbe affermare: “Vorrei finire il mio pensiero, poi ascolto volentieri il tuo”. Allo stesso modo, di fronte ad un progetto extra assegnato, si può rispondere “Va bene…” pur essendo già sovraccarichi, o, all’estremo opposto “Non è compito mio” sottraendoci totalmente; mentre una comunicazione assertiva può consistere in: “In questo momento ho già altre priorità. Possiamo valutarle insieme per definire cosa ha la precedenza?”. 

“Essere assertivi è generalmente considerato uno stile di comunicazione più sano. L’assertività offre numerosi benefici: aiuta a evitare che gli altri approfittino di te, ma anche a non assumere atteggiamenti prepotenti verso gli altri”. Secondo i ricercatori dell’organizzazione medica, comportarsi in modo assertivo può aiutare ad aumentare la fiducia e l’autostima, a sviluppare un senso di empowerment, a comprendere e riconoscere le proprie emozioni, a guadagnare il rispetto degli altri, a creare situazioni vantaggiose per tutti (win-win) e a rafforzare le capacità decisionali. In generale “Permette di costruire relazioni autentiche e trovare maggiore soddisfazione sul lavoro”.

La comunicazione assertiva è una competenza che si può allenare anche se non fa parte del proprio “stile” innato. Per iniziare, è utile capire che tipo di comunicatori siamo. Esprimiamo tranquillamente le nostre opinioni o preferiamo restare in silenzio? Ci ritroviamo spesso ad accettare più lavoro anche quando siamo già pieni di consegne e scadenze? Ci capita di frequente di giudicare o incolpare gli altri? Proviamo inoltre a far caso a come le persone si pongono nei nostri confronti: ci evitano, o magari ignorano i nostri punti di vista? Capire da dove partiamo è il primo passo per indirizzare il cambiamento.

Come esercitare l’assertività

Secondo molti coach e psicologi un ottimo modo di sviluppare la capacità di comunicare assertivamente è usare frasi in prima persona: dire “Penso”, “Sento”, “Vorrei” è un modo semplice ma potente per farsi capire senza risultare accusatori. Per esempio, invece di dire “Hai sbagliato”, proviamo con “Non condivido questa scelta”. Oppure: “Mi piacerebbe che mi aiutassi con questo progetto” anziché “Dovevi farlo tu”. Parlare in prima persona pone il focus su di noi, sul nostro sentire, e permette di esprimere con chiarezza quale sia la problematica. È un modo maturo di manifestare opinioni e dare feedback. 

Inoltre, è fondamentale allenarsi a dire “no”. “No, non posso occuparmene in questo momento” è una frase completa, che non richiede ulteriori giustificazioni. Se occorre spiegare, facciamolo in modo breve e diretto (“Ho altre scadenze”) senza sentirsi in colpa. Porre dei limiti è sano e mostra rispetto verso noi stessi. “Un no detto a qualcuno è spesso un sì detto a noi stessi”, ci ha detto in una precedente intervista la psicologa Sonia Gentile. Se dire ciò che pensiamo ci crea un blocco, un disagio, proviamo ad esercitarci da soli, o con una persona di fiducia: ripetere a voce alta alcune frasi jolly permette di allenarsi a sentirle proprie, rendendoci di volta in volta più sicuri. Alleniamo poi l’assertività in contesti “facili”: evitiamo di dire il primo “no” proprio al capo durante la riunione settimanale, piuttosto proviamo a esercitare il diritto al rifiuto con richieste minori di colleghi o collaboratori. Valutiamo com’è andata, quali emozioni abbiamo provato, quali reazioni abbiamo ottenuto e correggiamo il tiro perché la nostra assertività migliori di volta in volta.